La gestion des stocks
 

Participer à la gestion des stocks

Approvisionnement :

– Identifier les différentes modalités d’approvisionnement

– Indiquer les facteurs déclencheurs d’approvisionnement (état des stocks, besoins, alerte, saison, événements…)

Commande :

– Identifier les différentes étapes de la commande

– Renseigner un bon de commande sous forme numérique et manuscrite

Réception et stockage :

– Différencier un bordereau d’un bon de livraison

– Indiquer les points de contrôle de la réception au stockage

– Indiquer la conduite à tenir en cas de non-conformité entre le bon de livraison et le bon de commande

– Indiquer les conditions de stockage

Inventaire :

– Préciser le rôle de l’inventaire

=> Identification pertinente des besoins

=> Signalement des besoins effectué

=> Réception et stockage maitrisés

=> Utilisation pertinente de logiciels de gestion de stocks

1. IDENTIFICATION DES BESOINS

L’approvisionnement

Un salon de coiffure se doit d’utiliser et de vendre des produits professionnels.
Il existe différentes manières de se les procurer :

– Passer une commande auprès d’un représentant d’une marque : C’est la méthode d’approvisionnement la plus commune. Le représentant visite le salon 2 à 3 fois par mois pour prendre les nouvelles commandes et informer le salon des nouvelles promotions ou animations disponibles.
On peut aussi passer une commande par téléphone,
TTT mail ou en ligne sur le site de la marque choisie. Les produits sont livrés au salon de coiffure. Cette méthode d’approvisionnement permet d’obtenir des avantages en terme de prix, de publicité et d’animations lorsque vous travaillez exclusivement avec une marque. Il est possible de travailler avec plusieurs marques différentes dans le salon, mais dans ce cas, les avantages seront moindres et dépendront du montant total d’achat à l’année. Le point fort de cette forme d’approvisionnement est que vos clients, dans la plupart des cas, ne pourront pas se procurer vos produits n’importe où. Pour cela il est important de choisir une marque exclusive de salon de coiffure.

– Acheter chez un grossiste : S’approvisionner chez un grossiste à ses avantages et ses inconvénients. Les grossistes proposent les marques les plus vendues et les plus connues. Vous pourrez donc acheter des produits de plusieurs marques différentes dans un même endroit. Ils offrent aussi des meubles, du matériel et des outils de coiffage. Ils sont une excellente option lorsque vous ne souhaitez pas travailler avec une seule marque. Leurs inconvénients sont que leurs prix sont un peu plus élevés et qu’ils vendent aussi à tout public, professionnel ou non. Bien sûr, le prix pour un coiffeur professionnel ne sera pas le même que celui pour le grand public. Certains grossistes proposent la livraison à domicile.

– Commander des produits sur internet : Cette méthode permet de se démarquer de la concurrence en achetant des produits peu communs, dans la zone ou la ville où se situe votre salon. Ils sont livrés à domicile et les délais de livraison sont variables. Cependant il faut faire attention aux ruptures de stocks qui peuvent parfois durer pour un temps indéterminé.

2. LES DÉCLENCHEURS D’APPROVISIONNEMENT

Un salon a besoin de s’approvisionner en produits pour diverses raisons :

– L’état des stocks : Il est nécessaire de vérifier le stock de produits, d’usage ou de revente, au moins une fois par semaine. Un produit manquant peut être une vente de perdue (service ou produit).

– Les besoins : Dans certains cas, vous devrez commander des produits que vous n’avez pas l’habitude d’acheter pour faire face à une demande spécifique. Par exemple, une cliente peut avoir vu votre catalogue de produits et vous demander un
produit que vous n’avez pas l’habitude d’acheter. Dans le cas de certains produits à faible demande, il est préférable de les commander de manière ponctuelle, lorsque le client en a besoin. Cette situation peut aussi se produire pour une prestation technique. Prenons l’exemple d’un service que vous réalisez peu et dont le coût du produit est élevé, il vous conviendra de planifier un rendez-vous avec la cliente et de vous procurer le produit avant le jour J.

– Les saisons : La charge de travail ainsi que le type de produits vendus peuvent varier en fonction des saisons. Vous devrez anticiper votre approvisionnement pour répondre à ces demandes changeantes. Par exemple, les lignes de produits solaires seront beaucoup plus vendues en été. On vous demandera aussi des prestations adaptées aux tendances saisonnières, qui vous obligeront à prévoir un stock de produits en particulier.

– Les évènements : Les évènements demandent aussi un approvisionnement spécifique. Par exemple, pour un mariage, vous devrez acheter les ornements ou produits nécessaires à la réalisation du chignon que souhaite la mariée.

– Les promotions : Même lorsque le stock est correct, il convient parfois de passer une commande, afin de profiter de promotions attractives, sur des produits que vous utilisez ou vendez bien.

3. LES COMMANDES

Après avoir identifié les produits à acheter, il faut les commander.

a. Les étapes de la commande auprès d’un fournisseur :

– Le représentant : Il vous rend visite dans le salon afin de prendre votre commande.
– Le choix des produits : Vous aurez préparé au préalable la liste des produits dont vous avez besoin. Le représentant pourra aussi vous conseiller ou vous informer des promotions du moment.
– La quantité : En vous appuyant sur l’historique de vos consommations ainsi que sur la consommation de la période à venir, vous déciderez de la quantité dont vous avez besoin pour chacun des produits.
– Renseigner votre identité et celle du salon : Vous devrez fournir une pièce d’identité ainsi qu’un justificatif de domicile du salon.
– Les conditions de paiement : Certains fournisseurs autorisent un paiement qui peut être différé sur plusieurs semaines, tandis que d’autres demanderont un paiement contre livraison.
– Le mode de paiement : Vous pourrez payer par carte bancaire, chèque ou prélèvement bancaire. Dans le cas d’un crédit autorisé, un relevé d’identité bancaire (RIB) vous sera demandé afin que le fournisseur puisse procéder au prélèvement.

b. Les étapes d’une commande en ligne :

– Sélection du/des produits : Une fois sur le site internet du fournisseur, recherchez puis sélectionnez les produits choisis. Vous les ajouterez au panier.

– Créer un compte (ou accéder à son compte) : Afin que votre commande aboutisse correctement, vous devrez renseigner les coordonnées demandées pour la création de compte. Il est généralement demandé : nom, prénom, adresse, mail, numéro de téléphone.
Vous renseignerez aussi l’adresse de livraison ainsi que celle de facturation.

– Choisir le mode paiement : Vous aurez la possibilité de payer par carte bancaire (vous sélectionnerez le type de carte à utiliser, Visa, Mastercard…) ou par PayPal. Dans le cas des commandes en ligne, les crédits ne sont généralement pas autorisés.

4. LA RÉCEPTION DES COMMANDES ET LE STOCKAGE DES PRODUITS

– Le bordereau d’expédition

Le bordereau d’expédition est un document collé sur l’un des colis de la commande envoyée, qui sert au suivi de la marchandise. Il contient généralement le nom et l’adresse de l’expéditeur ainsi que du destinataire, et un ou plusieurs codes barre servant à suivre l’envoi.

– Le bon de livraison

Un bon de livraison est un document qui accompagne un envoi. Il contient la liste des marchandises contenues dans le/les colis.

Ce document sert de liste de vérification de la marchandise livrée, pour le destinataire, et de preuve de livraison, pour le livreur.

Bien qu’il n’y ait pas de mentions obligatoires sur un bon de livraison, il contient communément les renseignements suivants :

– Nom et adresse de l’expéditeur et du destinataire.
– Date de la commande, de l’expédition et de la livraison.
– Numéro de la commande
– Liste des produits (nombre et description de chaque produit)
– Note faisant référence à la propriété de la marchandise (“le produit livré appartient à l’expéditeur jusqu’au paiement complet de la part du destinataire”)

– Les points de contrôle de la réception au stockage

Au moment de la réception d’une marchandise, il est important de contrôler les points suivants :

– L’état des emballages : Dans le cas où ils seraient abîmés, il sera nécessaire de vérifier que les produits à l’intérieur soient intacts.
– Le bon de livraison : Les produits ainsi que la quantité de chacun doit correspondre au contenu du/des colis. Dans les cas de rupture de stocks, le bon de livraison pourra différer de la commande passée. Cependant, les produits livrés doivent correspondre parfaitement à ceux listés sur le bon de livraison.

Une fois la marchandise vérifiée, il vous sera demandé de signer une copie du bon de livraison afin d’attester de la bonne réception.

Lorsque le destinataire n’est pas conforme avec la livraison (manque de produits ou produits en trop par rapport au bond de livraison, marchandise abîmée…), il devra accompagner sa signature d’une explication de l’anomalie.

Une fois la marchandise réceptionnée, elle devra être dirigée vers son lieu de stockage.

– Cas de non-conformité entre le bon de livraison et le bon de commande

Cette situation peut se présenter lors de ruptures de stocks des fournisseurs. Dans ce cas, le destinataire reçoit une notification (par téléphone, mail ou courrier) l’informant que certains produits ne seront pas disponibles avant telle date. Dans tous les cas, la marchandise livrée doit impérativement correspondre à celle listée sur le bon de livraison.

– Les conditions de stockage

Les produits de revente sont stockés sur des présentoirs ou dans des vitrines. Il est conseillé d’éviter leur exposition prolongée à la lumière forte (ampoule, soleil), ainsi qu’à la chaleur, car elle pourrait altérer les composants ainsi que les emballages (décoloration des couleurs).

Pour cela, il est recommandé de changer les produits de place régulièrement et de toujours vendre en premier les produits achetés en premier.

Les produits techniques doivent être stockés dans un local spécifique (laboratoire).

Ils devront être maintenus dans un endroit sec, à l’abri de la chaleur ainsi que de la lumière.
Ils devront être rangés par catégorie pour des raisons de praticité au moment de travailler.

De même que pour les produits de revente, il est important d’utiliser en premier les produits achetés en premier afin de garantir une meilleure rotation du stock.

Il est aussi nécessaire de vérifier les dates de péremption de tous les produits au moins 2 fois par an.

L’INVENTAIRE

– Rôle de l’inventaire

L’inventaire a pour but de contrôler les stocks ainsi que de les valoriser.

Il permet d’identifier les produits non vendus et les ruptures de stock, mais aussi de comparer le stock théorique avec le stock réel. Ces derniers peuvent différer lors d’une erreur de capture au moment d’une vente, ou lors de vols.

Le code du commerce oblige les entreprises à réaliser un inventaire physique une fois par an, au moment de la clôture des comptes (en théorie le 31 décembre).

Cependant, un suivi hebdomadaire de l’état des stocks est nécessaire au bon fonctionnement du salon. Il évitera de perdre des ventes, de produits ou services, à cause d’un produit manquant, et permettra d’anticiper des périodes hautes.

– Utilisation des logiciels de gestion de stocks

Les logiciels de caisse, obligatoires dans les salons de
coiffure, permettent aussi de gérer les stocks.

Afin de l’utiliser correctement, il est nécessaire d’entrer chaque produit dans le logiciel, au moment de la réception d’une commande, et de capturer chaque vente de produit et service.

De cette manière, il sera possible de consulter l’inventaire à n’importe quel moment, et ainsi prévoir les commandes à réaliser.