Prendre un rendez-vous

1. PRISE EN COMPTE CORRECTE DE LA DEMANDE

Il existe 3 manières de prendre un rendez-vous dans un salon de coiffure, par téléphone, physiquement en se rendant au salon ou en ligne.

Dans les 3 cas, il est important de prendre en compte correctement la demande de la cliente.

Pour cela vous devrez poser des questions pertinentes et être parfaitement à l’écoute.

La prise de rendez-vous téléphonique

L’accueil téléphonique est aussi important que lorsqu’une cliente entre dans votre salon. Vos premiers mots devront donner la meilleure impression possible dans le but de donner envie à la cliente de venir.

Pour cela, il existe quelques règles à respecter :

1- Répondre au plus tard à la troisième sonnerie du téléphone. Vous ferez ainsi preuve de réactivité pour la plus grande satisfaction de vos clients.

2- Commencer par présenter le nom du salon puis le vôtre.

Par exemple : « Salon xxx bonjour, Camille à votre écoute ».

Il est important durant un appel téléphonique de parler distinctement, de bien articuler et de sourire. Le sourire s’entend au téléphone !

3- Demander quelle prestation désire votre cliente.

Par exemple : « Pour quelle prestation souhaitez-vous prendre un rendez-vous ? ».

4- Demander les coordonnées de la cliente. Dans le cas où ce serait une cliente habituelle, vous vérifierez l’exactitude des coordonnées que vous avez enregistre.

Par exemple : « Puis-je prendre votre nom? ».

Afin de prendre correctement le rendez-vous et pouvoir contacter la cliente, vous demanderez les informations suivantes : Nom, prénom, numéro de téléphone, adresse mail. Ces coordonnées pourront vous servir pour confirmer un rendez-vous la veille par exemple, l’informer d’offres ou promotions, ou même de la contacter en cas de problème.

À SAVOIR

Dans le cas d’une prestation technique lourde ou délicate, décoloration de tête entière, nettoyage, défrisage, il sera préférable de demander à la cliente de se rendre au salon afin de réaliser un diagnostic préalable et pouvoir ainsi lui donner une idée du temps dont elle devra disposer.

Cela vous permettra aussi de réserver le temps nécessaire à la réalisation de la prestation.

2. LES DONNÉES À RENSEIGNER SUR LE PLANNING ET LE TEMPS ALLOUÉ À CHAQUE PRESTATION

Avant toute prise de rendez-vous, vous devrez avoir renseigné toutes les prestations que vous proposez ainsi que le temps alloué à chacune d’elles dans votre logiciel. De cette manière, vous éviterez les problèmes de planning.

Comment déterminer le temps alloué à chaque prestation ?

Vous devrez faire une liste de toutes les prestations proposées, puis déterminer le temps nécessaire pour chacune.

Par exemple, le temps moyen pour la réalisation d’une coupe homme est de 30 min, pour un brushing cheveux courts 30 min, pour un brushing cheveux très longs 1h.

EN PLUS +

N’oubliez pas de prendre en compte le temps passé à faire le diagnostic ainsi que le shampooing.

Pour l’application simple d’une couleur, vous prendrez en compte le temps du diagnostic, la préparation du produit colorant, l’application, le temps de pause recommandé sur la notice, et le temps pour réaliser le shampooing et le soin.

Pour les préstations techniques de durée aléatoire, il sera préférable de faire un diagnostic en présentiel afin de déterminer avec certitude, le temps nécessaire ainsi que le prix du service.

Pour la prise de rendez-vous, qu’elle soit physique, téléphonique ou en ligne, il faudra renseigner les informations suivantes du client :

– Nom
– Prénom
– Numéro de téléphone
– Adresse mail
– Service désiré
– Coiffeur qui réalisera le service
– Jour et heure du rendez-vous

De cette manière, vous serez à même de contacter le client en cas d’imprévu (retard dans votre planning, absence du coiffeur choisi…), de lui envoyer un message la veille pour lui rappeler son rendez-vous, et de le tenir au courant de nouveautés, promotions ou animations.

Dans un souci de gestion du temps, de bonne organisation dans le salon, et de satisfaction des clients, la prise de rendez-vous est délicate et doit être faite consciencieusement.

3. UTILISATION DES OUTILS NUMÉRIQUES ET DES LOGICIELS PROFESSIONNELS