Réaliser l’encaissement 

Préciser les points de vigilance relatifs aux différents modes de règlement 

Préciser les conditions de délivrance d’une note et d’une facture selon la réglementation en vigueur 

Indiquer les éléments obligatoires portés sur ces documents

=> Facture complète et exacte 

=> Encaissement exact 

=> Utilisation des outils numériques et des logiciels professionnels maitrisée

L’encaissement

1. LES DIFFÉRENTS MODES DE PAIEMENT

Les modes de paiement les plus communs en salon de coiffure sont les espèces, les chèques ou les cartes bancaires. Cependant il existe des règles relatives à chaque mode de paiement.

ESPÈCES

Les espèces sont un moyen de paiement courant et en tant que professionnel, vous serez obligé de les accepter. Dans le cas contraire vous pourriez recevoir une amande pouvant aller
jusqu’à 150 euros. Selon la règlementation en vigueur, le montant maximum payé en espèce est fixé à 1000 euros, vous ne pourrez donc pas accepter un montant supérieur. Vous aurez aussi le droit de refuser le paiement en espèce si le client paye avec plus de 50 pièces de monnaies.

 

À SAVOIR

Afin d’éviter les fraudes, il existe des lecteurs détecteurs de faux billets qui vous permettront de valider leur authenticité avant de les accepter.

 

LES ÉTAPES DE L’ENCAISSEMENT EN ESPÈCE 

Laisser visibles les espèces versées par le client. Cela vous permettra d’éviter des malentendus en cas de manque d’argent.
Compter les espèces devant le client.
Rendre la monnaie au client dans le cas nécessaire.
Ranger l’argent dans le tiroir-caisse.
Donner le ticket de caisse au client.

 

CHÈQUES BANCAIRES

Le chèque est un mode de paiement sous forme de papier. La personne qui reçoit un chèque devra attendre quelques jours avant de recevoir l’argent sur son compte.

Vous n’aurez pas l’obligation d’accepter les paiements par chèque, à condition que vous en informiez votre clientèle au préalable. Vous devrez mettre un affichage ou un panneau indiquant visiblement que vous ne les acceptez pas.
Seuls les salons affiliés à un centre de gestion agréé (CGA) sont
obligés d’accepter les chèques.

Vous aurez aussi le droit d’imposer un montant minimum d’achat pour accepter des chèques et de demander une pièce d’identité au client.

 

LES DONNÉES IMPORTANTES À VÉRIFIER SUR UN CHÈQUE :

1. Un chèque doit être rempli avec un stylo à bille, de préférence à encre noire, et indélébile.
2. Le nom de la personne ou de l’entreprise qui va recevoir l’argent doit être correctement écrit.
3. La date du jour. Il est interdit de postdater un chèque.
4. La ville dans laquelle le chèque est signé.
5. La signature de la personne qui émet le chèque.
6. La somme à payer doit être écrite en chiffres et en lettres, et être parfaitement claire et lisible.

 

CARTES BANCAIRES

C’est le moyen de paiement le plus utilisé de nos jours. Pour recevoir les cartes bancaires, vous aurez besoin d’un terminal de paiement électronique (TPE). Notez que les banques prélèvent une commission sur chaque paiement effectué par carte. Cette commission sera déduite du montant à encaisser, c’est pourquoi vous ne serez pas obligé d’accepter les paiements par cartes bancaire à condition d’en informer vos clients par un affichage visible.

Vous pourrez aussi imposer un montant minimum d’achat pour ce type de paiement et demander une pièce d’identité afin de
vérifier l’identité et la signature du client.

AME

Si votre terminal de paiement électronique le permet, vous pourrez proposer à vos clients le paiement sans contact par carte bancaire ou téléphone mobile, pour un montant maximum de 50 euros. Le paiement sera immédiat et le client n’aura pas besoin d’entrer son code ni de signer. Vous ne pourrez pas non plus lui demander sa pièce d’identité.

Dans le cas du paiement sans contact par téléphone, le montant pourra dépasser les 50 euros mais le client devra entrer son code confidentiel dans son téléphone portable.

LES ÉTAPES DE L’ENCAISSEMENT PAR CARTE BANCAIRE :

1. Entrez le montant à payer dans le TPE.
2. Demandez au client d’entrer son code confidentiel. Ne regardez jamais le client composer son code !
3. Vérifiez que la transaction a été approuvée.
4. Donnez le ticket au client et rangez le vôtre dans le tiroir-caisse. Le premier ticket est toujours pour le client, et le deuxième pour le commerçant.

 

2. LES NOTES ET LES FACTURES

Les notes, tickets de caisse ou factures sont des documents sur lesquels sont détaillés les prestations de services ou produits vendus. Ils sont obligatoires pour un montant supérieur ou égal à 25 euros TTC. Vous devrez aussi être en mesure de les fournir pour un montant inférieur à 25 euros si le client vous le demande.

Les factures sont peu utilisées en coiffure. On émet plus souvent des tickets de caisse ou des notes.

Ces documents ont plusieurs fonctions :

Commerciale : Car ils mentionnent le détail des services ou produits achetés, ainsi que leur prix.
Comptable : Ils servent de justificatifs comptables qui serviront à établir les comptes annuels.
Fiscale : Ils permettent de justifier les mouvements de TVA (collection ou déduction).

 

 

Mentions obligatoires sur les notes, tickets de caisse et/ou factures :

– Date du jour
– Nom et adresse du salon ou de l’entreprise
– Numéro SIREN
– Numéro d’immatriculation au RCS et nom de la ville d’immatriculation
– Immatriculation au répertoire des métiers (RM) et chiffres désignant la chambre de métiers concernée
– Nom du client, s’il ne s’y oppose pas. (Champs optionnel)
– Date et lieu d’exécution de la prestation
– Détail de la prestation (détail de la prestation ou dénomination du produit vendu, quantité, prix unitaire)
– Somme totale à payer hors taxes et toute taxes comprises.
– Note : Les prestations de service des coiffeurs sont soumises à un taux de TVA de 20%

           

 

3. L’ENCAISSEMENT EXACT

L’encaissement doit être réalisé de manière exacte. Vous ne pourrez pas arrondir le montant à payer.

 

4. LES LOGICIELS PROFESSIONNELS

Depuis le 1er janvier 2018, dans le but de lutter contre la fraude à la TVA, tous les salons de coiffure doivent être équipés d’un logiciel de gestion certifié NF 525 qui respecte les normes imposées par l’état. Ce type de logiciel doit satisfaire 4 conditions majeures : l’inaltérabilité, la sécurisation, et la conservation et archivage des données.

Cet outil permet aussi de gagner beaucoup de temps et d’avoir un meilleur contrôle de la gestion du salon. Il existe de nombreuses entreprises qui proposent ce produit ainsi qu’une formation pour apprendre à le manier.

La majorité des logiciels de gestion offrent les fonctionnalités suivantes :

Personnalisation: du nom de votre salon et de vos employés. Vous pourrez aussi personnaliser les droits d’accès de chaque collaborateur.
Encaissement : il devient pratique et rapide, mais surtout il limite les erreurs. Vous serez à même de gérer votre tiroir-caisse ainsi que les tickets de caisse en quelques clics.
Planning de rendez-vous : vous noterez les rendez-vous de vos clients et pourrez voir le planning de tous les collaborateurs sur un seul écran.
Prise de rendez-vous en ligne : cette fonctionnalité permettra à vos clients de pourvoir prendre rendez-vous quand ils le souhaitent, même lorsque le salon est fermé. Le planning sur votre logiciel sera actualisé en temps réel afin de vous permettre de mieux gérer votre temps. Vous devrez ici personnaliser le logiciel avec les services que vous proposez, leurs prix ainsi que le temps nécessaire à leur réalisation.
Gestion des clients : cela permet de capturer les informations personnelles de vos clients (nom, prénom, date de naissance, téléphone, mail.) tout en respectant la règlementation RGPD (Règlement général sur la protection des données). Vous pourrez aussi utiliser cette fonction pour noter l’information technique des prestations réalisées et ainsi éviter les fiches en papier. Pour finir, vous aurez une meilleure visibilité sur le chiffre d’affaires que vous génère chaque client, leur fiche moyenne, ainsi que leur dernière date de visite.
Gestion des stocks : Vous gèrerez de manière efficace les stocks et les inventaires. Vous pourrez aussi consulter les entrées et sorties de stocks et l’historique des mouvements. Vous aurez la possibilité de programmer de recevoir des alertes de réapprovisionnement.

Gestion des employés : Vous permettra de savoir quel collaborateur a encaissé ou réalisé une prestation sur un client. Vous suivrez en quelques clics les résultats de chaque employé en termes de chiffre d’affaires.
Analyse des résultats : Vous consulterez ici tout type de statistiques, comme par exemple, le chiffre d’affaires réalisé sur une période déterminée (jour, semaine, mois, an), le nombre de clients reçus par jours, le chiffre d’affaires par produit, ou encore les clients actifs et leur nombre de visites.
Comptabilité : Cet outil vous permettra de gérer la caisse, contrôler les modes de paiements (espèces, chèques, cartes bancaires) et les tickets de caisse, et de réaliser la clôture journalière.

 

Synthèse de salon :